W związku z rozpoczęciem stosowania z dniem 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, zwanym dalej RODO, informujemy, że podmiotem przetwarzającym Państwa dane osobowe, a więc Administratorem Danych Osobowych (ADO) jest Dyrektor Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Turystyki w Suchowoli z siedzibą Plac Kościuszki 13, 16-150 Suchowola, zwany dalej Administratorem.

W sprawach ochrony danych osobowych został powołany Inspektor Ochrony Danych (IOD) Mariusz Manaches, z którym można kontaktować się za pośrednictwem:
e-mail: iod@suchowola.pl
Pocztowo: Inspektor Ochrony Danych, Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Turystyki w Suchowoli, 16-150 Suchowola, Plac Kościuszki 13

Gdy mowa o danych osobowych należy przez to rozumieć dane mogące w sposób bezpośredni lub pośredni ale jednoznaczny, bez nadmiernych kosztów, czasu i działań, określić konkretną osobę fizyczną.

Czyje dane osobowe są przetwarzane

Administrator przetwarza dane osobowe osób zamieszkujących i zameldowanych na terenie gminy Suchowola, pracowników i kandydatów do pracy w ośrodku oraz osób zainteresowanych – składających pisma do Administratora i załatwiających sprawy w tutejszym ośrodku.

Źródło danych osobowych
W przypadku:
1. Realizacji celu publicznego na podstawie odrębnych przepisów lub dobra interesu osoby fizycznej – ze złożonych oświadczeń, pism, przedstawionych dokumentów, dokumentów przekazanych przez jednostki nadrzędne lub instytucje.
2. Realizacji zawartej umowy, dane niezbędne do jej realizacji – ze złożonych oświadczeń, pism i przedstawionych dokumentów.
3. Dobrowolnej zgody – za podstawie składanych oświadczeń, pism, przedstawianych dokumentów.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych.

Administrator przetwarza dane w celu wykonania zadań, innych prawnych obowiązków w tym umownych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO), realizacji prawnie usprawiedliwionych interesów Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO) takich jak: wykonanie zawartych przez nas umów z podmiotami trzecimi, w tym z naszymi partnerami i sponsorami, marketing bezpośredni naszych usług i zadań, ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń, tworzenie zestawień i analiz (takich jak raportowanie, badania marketingowe itp., itd.) w związku z wykonywaniem naszych zadań statutowych i obowiązków prawnych, w tym umownych;

Dane osobowe Administrator przetwarza realizując obowiązki prawne wynikające z przepisów prawa, między innymi:

• Ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej
• Ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach
• Ustawy z dnia 18 stycznia 1996 r. o kulturze fizycznej
• Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
• innych przepisów prawnych nakładających obowiązki i uprawnienia na Ośrodek oraz przepisami wykonawczymi do wymienionych ustaw.

Administrator realizuje również postanowienia umowne zawierane z osobami fizycznymi a dane osobowe przetwarzane są w ich zakresie wyłącznie do realizacji tych umów. Przetwarzane są również dane przekazywane dobrowolnie, w celu skontaktowania się z Państwem w danej sprawie, udzielenia odpowiedzi lub w celach rekrutacji.

Rodzaj przetwarzanych danych

Administrator przetwarza następujące dane:

Imiona i nazwiska (w tym rodowe), płeć, stan cywilny, dane adresowe (zameldowania i zamieszkania), data urodzenia/zgonu, PESEL, NIP, rodzaje, seria i numer dokumentów tożsamości, obywatelstwo, imiona rodziców,  numer telefonu, zawód i wykształcenie, stan zdrowia, stopień niepełnosprawności (wraz z kodem),  nr konta bankowego, kod oddziału i nazwa NFZ, nazwa i adres zakładu pracy, oraz decyzje administracyjne a także inne dane, wyłącznie niezbędne do realizacji poszczególnych zadań.

Prawa osoby której przetwarzane są dane

Za przetwarzanie danych osób do 16 r.ż. odpowiadają opiekunowie prawni. Administrator ma prawo zweryfikować wiek osoby jeśli ma podejrzenia co do niespełnienia tego warunku.

1. Posiadają Państwo prawo do:

• Żądania dostępu własnych danych osobowych przetwarzanych przez Administratora
• Sprostowania własnych danych osobowych
• Usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych
• Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
• Przeniesienia danych osobowych
• Cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

2. Prawo do całkowitego usunięcia danych, przysługuje jeśli:

• jeśli zauważycie Państwo że wasze dane są przetwarzane niezgodnie z prawem albo rodzaj przetwarzanych danych wykracza poza niezbędny zakres informacji;
• jeśli dane zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego;
• jeśli dane nie są już niezbędne;
• jeśli cofniecie państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych, ale nie istnieje inna podstawa do ich przetwarzania.

3. Prawo do przenoszenia danych – można z niego skorzystać aby otrzymać od Administratora pełen zakres danych jaki Administrator zebrał na Państwa temat. Można z niego skorzystać jeśli dane przetwarzane są w ramach dobrowolnie wyrażonej zgody lub wynikają z zawartej umowy
4. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzanych danych osobowych wobec przekazania danych innemu administratorowi lub w celach marketingowych.
5. Prawo zmiany danych – możecie Państwo zmienić, zaktualizować swoje dane osobowe w każdym momencie, np. jeśli zmieniliście nazwisko, miejsce zamieszkania albo numer telefonu.
6. Jeśli Państwo uważają że dane przetwarzane przez Ośrodek wykraczają ponad zakres wymagany do realizacji celu, czy skorzystać z przysługujących Państwu praw, należy się zgłosić do Inspektora Ochrony Danych. Inspektor nie udziela szczegółowych odpowiedzi dotyczących Państwa danych osobowych przez telefon, zaś w przypadku zgłoszenia pisemnego skorzystania z Państwa praw lub obowiązku informacyjnego, pismo lub metoda kontaktu musi w sposób jednoznaczny określać, że to Państwo jesteście właścicielami tych danych osobowych.

Czas przechowywania danych

Przetwarzane przez Administratora dane podlegają w większości przepisom ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i w zależności od rodzaju sprawy, dane te podlegają archiwizacji. W przypadku danych wykorzystywanych poza obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa, dane będą usuwane natychmiast po ustaniu realizacji celu w przypadku przetwarzania w formie papierowej, oraz minimum 2 lata maksymalnie 5 lat po ustaniu realizacji celu w przypadku przetwarzania w formie elektronicznej. Ten drugi wymóg wynika z zapewnienia rozliczalności zadań w systemach teleinformatycznych. Dane będą przede wszystkim przetwarzane przez czas wykonywania zadań Administratora oraz przez okres zabezpieczenia roszczeń cywilno – prawnych należytego wykonania lub niewykonania naszych zdań statutowych lub obowiązków prawnych.

Udostępnianie danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane uprawnionym instytucjom reprezentujących interes publiczny na podstawie stosownych przepisów. Mogą też być przekazywane naszym partnerom z którymi mamy zawarte umowy o współpracy przy wykonywania naszych zadań i innych obowiązków prawnych, w tym umownych.

Zabezpieczenie danych osobowych

Państwa dane osobowe podlegają szczególnej ochronie. Aby zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa, w tutejszym ośrodku wdrożono Politykę Ochrony Danych Osobowych. Dokumenty te są analizowane i na bieżąco aktualizowane aby przeciwdziałać nowo pojawiającym się zagrożeniom. Systemy informatyczne zabezpieczone są powszechnie uznawanymi metodami, zastosowano również rozwiązania organizacyjne i przeszkolono pracowników w zakresie ochrony danych osobowych.

Profilowanie i przetwarzanie automatyczne

Pani/Pana dane będą nie przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania
Podstawa prawna i skargi

Ochrona danych w urzędzie działa w oparciu o przepisy o ochronie danych osobowych w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia  2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych powszechnie znanym pod nazwą RODO lub GDPR. Macie Państwo prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych do organu nadzorczego.